Freizeichnungsprozess durch den Mandanten unzureichend
Guten Tag,
wir sind mittlerweile an dem Punkt in unseren Prozessen angelangt, wo wir die StE an unsere Mandaten senden wollen und diese dann die StE über das Portal GruStDigital freizeichnen. Jedoch bietet GrundsteuerDigital keinen individuellen und anpassungsfähigen Freizeichnungsprozess an.
Folgende Fälle: Unsere Mandaten sind bislang noch nicht in dem Mandaten Portal von GruStDigital registriert. Somit würden sie zuerst eine Registrierungs-E-Mail erhalten. Diese E-Mails sind jedoch erklärungsbedürftig bzw. es bedarf einem hohen Kommunikationsaufwand, da diese von GrundsteuerDigital versendet werden und unsere Mandanten mit hoher Wahrscheinlichkeit sich nicht von alle registrieren werden (fremder Drittanbieter den sie nicht kennen). Somit werden wir zuerst von uns aus eine E-Mail senden, mit der Mitteilung, dass wir die StE fertig erstellt haben und eine weitere Registrierungs-E-Mail folgen wird. Somit noch so gut. Jedoch können unsere Mandanten erst ihre StE freizeichnen, wenn wir vom Programm aus für jedes (!) Objekt ihnen eine E-Mail zur Freizeichnung zusenden. Das ist ein katastrophaler Prozess für unsere Mandanten. Das würde heißen ein Mandant mit 6 Grundstücken würde insgesamt 8 E-Mails erhalten (1 Info-E-Mail, 1 Registrierungs-E-Mail, 6 Freizeichnungs-E-Mails). Das würde einem Spam einhergehen.
Letztendlich müsste der Mandant maximal eine E-Mail erhalten, wo er sich registrieren und dann direkt die StE im Portal freizeichnen kann. Das die Bereitstellung der Freizeichnung durch den Mandanten für jedes Grundstück an eine automatisch vom Programm vorgegebene E-Mail gebunden ist, ist super unflexibel und macht die Nutzung des Portals unbrauchbar. Sehr schade, da das Portal an sich super von der Benutzeroberfläche ist.
Freundliche Grüße
Lukas B.
Hallo Herr Bücker,
danke für Ihren Beitrag.
Wir arbeiten zum einen aktuell an einem einfachen Freigabe-Prozess, der keine Registrierung erfordert. Der Prozess läuft nur über E-Mail 📨 Diese Funktion wird kommende Woche kommen und die Anzahl in Ihrem Beispiel auf 6 E-Mails reduzieren, da weiterhin für Erklärung eine E-Mail nötig ist. Jedoch entfällt jegliche andere Erläuterung, da die E-Mails enthalten, was genau der Mandant tun soll und der Mandant auch die auf Ihre Kanzlei angepasste Benutzeroberfläche des Mandantenportals nutzt.
Eine andere Lösung wäre: Sie machen alle Feststellungserklärungen fertig und bewegen diese in den Status "Mandantenfreigabe".
Sie laden erst dann den Mandanten in das Mandantenportal ein, so dass er genau eine E-Mail erhält. Die E-Mail können Sie inhaltlich bei uns leicht abändern und ihn darauf hinweisen, dass er im Mandantenportal bereits 6 fertig erstellt Erklärungen vorfindet und hier die Freigaben erteilen soll. Sie erhält er nur eine einzige E-Mail. 🥳
Schöne Grüße
- Ihr GrundsteuerDigital Team - 👋