Mandantenportal ist und bleibt nicht intuitiv.

Liebes Grundsteuer-Digital-Team,

ein halbes Jahr ist vergangen seitdem wir Ihr Produkt erstmals in Anspruch genommen haben und es hat sich seitdem sicherlich eine Menge verbessert. Das Mandantenportal als Kernstück des Austausches mit dem Mandanten bleibt aber ein regelrechtes Desaster. Sicher, es funktioniert, wenn man sich ausgiebig mit der Software beschäftigt hat, in Kauf nimmt, Grundstücke wiederholt zu öffnen und zu prüfen, dass auch alles schön ankommt. Aber Mandanten, die Ihre Erklärung über den "teuren" Steuerberater abgeben, tun sich erfahrungsgemäß entweder schwer mit der Verwendung von Internetformularen oder haben vielfach schlicht weg kein Interesse daran den Prozess mehrfach zu durchlaufen. So kommt es denn auch, dass 100% aller Aufträge, die in unserer Kanzlei über das OnlinePortal abgewickelt werden, trotz anfänglichem Enthusiasmus der Mandanten, hochgradig unvollständig eingereicht werden. Egal ob 70-jähriger Gelegenheitssurfer oder Berufs-ITler, in jedem der fast 40 Mantantenportal-Fälle sind die Fehler identisch:

• Gemarkung und Flurstücke werden nicht erfasst (nur die Fläche des Grundstücks, die aber nicht immer per Grundsteuerviewer direkt abgeglichen werden kann)
• Eigentümer bei Gemeinschaften werden nicht erfasst (der Reiter wird schlichtweg nicht beachtet bzw. bei der Erstanlage nicht angezeigt)
• Gebäudeteile werden nicht erfasst (der Reiter ist kein Bestandteil der Angaben bei der Erstanlage)
• Dokumente zur Überprüfung werden nicht hochgeladen

Natürlich kann man die Mandanten auffordern, die Angaben nachzutragen, aber wie schon andere an dieser Stelle angemerkt haben, steigen hierdurch nicht nur die Kosten der Kanzlei, sondern auch die Unzufriedenheit der Mandanten. Kommentare wie "Das ist die schlechteste Applikation, die mir je untergekommen ist." oder "Dafür, dass ich alles selber mache, brauche ich Sie nicht." sind inzwischen wöchentlich zu vernehmen.

Dass eine Software, die ob der Kürze der Zeit notgedrungen mit heißer Nadel gestrickt werden musste, nicht von Beginn an rund läuft, ist nachvollziehbar. Dies soll auch keine Kritik an Ihren fachlichen Fähigkeiten sein. Kleinigkeiten und bloße Komfortangelegenheiten merken wir ja schon gar nicht mehr an. Diese für alle Seiten frustrierenden wie kostspieligen Probleme werden aber nun schon seit Monaten wiederholt und immer wieder als "behoben" oder "Schicken Sie uns mal einen Screenshot vom Desktop" quittiert. Ein der Praxis sieht das aber anders aus. 

Textfelder am Ende der Erstanlage, mit weiteren Anweisungen werden nicht gelesen. Einmal angelegt und "freigegeben" öffnet niemand ein Grundstück noch einmal, um in einer nicht gerade übersichtlichen Reiterstruktur die zuvor fehlenden Eingabemasken zu suchen. Niemand will oder macht das.

Fragen Sie sich selbst, wie Sie Software und Webanwendungen erleben möchten oder schalten Sie von mir aus unbedarfte Eltern, Kinder, Freunde für Ihr Portal frei, wenn Sie direkteren Input benötigen.

Fakt ist, Ihr nicht eben kostengünstiges Mandantenportal leistet 1 1/2 Monate vor geplantem Ende der Grundsteuerhochphase am 31.10. nicht das, was die kostenlose Elster-Software der Finanzverwaltung aus dem Ärmel schüttelt. Die Bearbeitung von Aufträgen ist nur unter Einsatz von zusätzlicher Zeit mit Hilfe telefonischer Besprechungen, E-Mails, manueller Fragebögen oder in der Selbstanlage sinnvoll möglich. 

Wir sind zuversichtlich, dass Sie sich dieser Sache zeitnah annehmen, aber kleiner Tipp: Die Zeit wird knapp. Ab nächstem Jahr ist von der Bescheidprüfung und gelegentlichen Fortschreibungen einmal abgesehen, mit einem stark abfallenden Interesse an Ihrer Software zu rechnen. Wenn Ihre Software und insbesondere das Mandantenportal bis dahin keinen dauerhaften Mehrwert erkennen lassen, werden andere Methoden attraktiver sein.