Mandantenfreigabe / Kanzleifreigabe: Farblicher Status

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cornelius biehler
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  • Nicht geplant

Hallo, 

leider ist der Prozess "Kanzleifreigabe" und "Mandantenfreigabe" noch nicht vollständig durchdacht. 

1)

Sachbearbeiter der GrSt-Erklärung fordert von mir als Freigebenden die Kanzleifreigabe an. Ab diesem Zeitpunkt stehe ich als Sachbearbeiter in der GrStE. Ich sehe nur über das Protokoll, wer den Auftrag überhaupt bearbeitet hat (oder ich weiß es auswendig im Kopf). Das ist unschön. Wenn ich nun die Freigabe erteilt habe, bekommt der ursprüngliche Sachbearbeiter scheinbar keinerlei Info über die Kanzleifreigabe.


2) 

Man kann in der "Feststellungserklärungen-Übersicht" nicht erkennen, ob die Mandantenfreigabe bereits angefragt wurde oder nicht. Hier wäre es schön, wenn die Erklärungen zunächst GELB dargestellt würden (analog zur Spalte "ELSTER-Übertragung"). Sobald die Mandantenfreigabe angefragt wird, sollte dieser Auftrag GRÜN werden. Wenn die Mandantenfreigabe erteilt wird, rutscht die Erklärung dann in die nächste Prozessspalte.

System Bedienung
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cornelius biehler
Quote from GrundsteuerDigital

Hallo Herr Biehler,

wir haben das intensiv diskutiert und sind zu einer etwas anderen Lösung gekommen, da die Kanzleien alle sehr unterschiedlich arbeiten , was natürlich den unterschiedlichen Größen geschuldet ist.

Unser Vorschlag wäre, dass man nach der Freigabe den "Nächsten" Benutzer optional wählen kann. Der vorherige Sachbearbeiter ist dabei vorausgewählt. Dieser erhält dann im System eine Benachrichtigung, dass der Vorgang bei ihm wieder "auf dem Tisch" liegt.


Zusätzlich setzen wir gerade E-Mail-Benachrichtigungen generell um, so dass der Sachbearbeiter dafür auch nicht zwingend im Programm sein muss.


Würde dies auch Ihren Anforderungen genügen?


Schöne Grüße
- Ihr GrundsteuerDigital Team -

Hallo,

das wäre eine Lösung. Hauptsache, der vorhergehende Sachbearbeiter bekommt automatisch eine Mitteilung über die erfolgte interne Freigabe. Hier besteht aktuell ein Bruch im Prozess. 


Mit freundlichen Grüßen

Cornelius Biehler

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GrundsteuerDigital
  • Umsetzung wird geprüft
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GrundsteuerDigital

Hallo Herr Biehler,

wir haben das intensiv diskutiert und sind zu einer etwas anderen Lösung gekommen, da die Kanzleien alle sehr unterschiedlich arbeiten , was natürlich den unterschiedlichen Größen geschuldet ist.

Unser Vorschlag wäre, dass man nach der Freigabe den "Nächsten" Benutzer optional wählen kann. Der vorherige Sachbearbeiter ist dabei vorausgewählt. Dieser erhält dann im System eine Benachrichtigung, dass der Vorgang bei ihm wieder "auf dem Tisch" liegt.


Zusätzlich setzen wir gerade E-Mail-Benachrichtigungen generell um, so dass der Sachbearbeiter dafür auch nicht zwingend im Programm sein muss.


Würde dies auch Ihren Anforderungen genügen?


Schöne Grüße
- Ihr GrundsteuerDigital Team -

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cornelius biehler

Hallo, 

wird der zweite, noch offene Punkt "Sachbearbeiter" und "Freizeichnender" noch umgesetzt? 


Wie erfährt der Sachbearbeiter, dass ich als in der Kanzlei intern Freizeichnender die Erklärung freigegeben habe? Dieser soll ja dann die Mandantenfreigabe anfordern und letztendlich auch die ELSTER-Übermittlung anstoßen.

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nicole sprange

Hallo, ja es wäre sehr schön, wenn auch die Mandantenfreigaben die nicht über das Mandantenportal erfolgen, sondern per Brief etc. entweder eine extra Spalte bekommen oder farblich anders dargestellt werden können. Jetzt ist die Spalte "Mandantenfreigabe anzufordern" super lang, obwohl mehr als die Hälfte schon angefordert sind (nicht über das Mandantenportal). Das ist sehr unübersichtlich. Vielen Dank

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m. ropers
Quote from GrundsteuerDigital

Guten Morgen und Danke für ihre Hinweise.

Im Release gestern haben wir das bereits optimiert. Im Board gibt es nun zwei getrennte Spalten für die Mandantenfreigabe, so dass Sie es nun besser überblicken können.

Den ersten Hinweis bzgl. des Sachbearbeiters werden wir gerne prüfen. Würde es Ihnen helfen, wenn das System die vorherigen Bearbeiter z.B. so darstellen würde: 


Wir freuen uns auf Ihr Feedback,

Schöne Grüße

- Ihr GrundsteuerDigital Team -

Ich würde es schön finden wenn auch der Prozess "Mandantenfreigabe" so markiert werden könnte, auch wenn der Mandant nicht übers Mandantenportal arbeitet. Damit hier eine bessere Übersicht der Feststellungserklärungen möglich ist.

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cornelius biehler

Liebes GrundsteuerDigital-Team,

super Umsetzung der Mandantenfreigabe! Nun ist der Prozess deutlich besser dargestellt und man hat einen schnellen Überblick, von welchen Mandanten wir bereits eine Freizeichnung angefordert haben. 

Danke für die sehr schnelle Umsetzung.

Zum Thema "Sachbearbeiter": Ja, das würde grundsätzlich helfen. 

Eine andere Idee: Neben "Sachbearbeiter" ein zweiter Eintrag "Freizeichnender" direkt darunter, um das zweite geschilderte Problem zu lösen: Derzeit bekommt der Sachbearbeiter keine Mitteilung, dass seine Steuererklärung kanzlei-intern freigegeben wurde. Ich als Freizeichnender muss parallel den Hinweis geben (Per Mail/Teams/Telefon), dass ich die Erklärung nun freigegeben habe.
So ist nachvollziehbar, wer die Erklärung bearbeitet hat, wer sie freigezeichnet hat und eine automatische Benachrichtigung an den Sachbearbeiter kann man ebenfalls implementieren, dass die Freizeichnung erfolgt ist.

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GrundsteuerDigital

Guten Morgen und Danke für ihre Hinweise.

Im Release gestern haben wir das bereits optimiert. Im Board gibt es nun zwei getrennte Spalten für die Mandantenfreigabe, so dass Sie es nun besser überblicken können.

Den ersten Hinweis bzgl. des Sachbearbeiters werden wir gerne prüfen. Würde es Ihnen helfen, wenn das System die vorherigen Bearbeiter z.B. so darstellen würde: 


Wir freuen uns auf Ihr Feedback,

Schöne Grüße

- Ihr GrundsteuerDigital Team -

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I B.

Finde es auch etwas unglücklich, dass man (ob bereits angefordert wurde) nur in einer separaten Übersicht sehen kann und nicht in der einer der Spalten zur Feststellungserklärung. 


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